Existem empresários que dormem tranquilos, acreditando que a guia paga mensalmente encerra qualquer pendência com o fisco. Do outro lado da mesa, porém, estão aqueles que, ao realizar uma auditoria simples, descobrem que o caixa da empresa está sangrando por pagamentos feitos duas vezes sobre o mesmo fato gerador. A diferença entre esses dois cenários raramente é má-fé; quase sempre, é uma falha estrutural na comunicação entre o setor financeiro e a contabilidade.
O pagamento em duplicidade não acontece apenas por um clique errado no Internet Banking. Ele costuma ser fruto de processos desalinhados, como a confusão entre o regime de competência e o de caixa, ou a falta de conciliação bancária rigorosa. Para estancar essa perda, é preciso olhar para a operação com lupa.
Um dos erros mais comuns ocorre na gestão de notas fiscais de serviço. Se um fornecedor envia um boleto para pagamento e a empresa também registra o débito via retenção na fonte, o imposto pode ser recolhido pelo tomador e, simultaneamente, pelo prestador de forma equivocada. Além disso, a falta de integração entre o software de gestão e o portal da prefeitura ou da Receita Federal abre margem para que guias sejam emitidas manualmente e quitadas mais de uma vez.
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Para evitar que esse cenário se repita, adote os seguintes critérios de controle:
O impacto disso vai além do prejuízo financeiro imediato. Quando uma empresa paga tributos em duplicidade, ela perde poder de investimento, reduz sua margem de lucro e cria um passivo administrativo complexo para ser resolvido posteriormente junto aos órgãos competentes. Recuperar esse valor exige pedidos de restituição ou compensação, procedimentos que demandam tempo, documentos comprobatórios e, muitas vezes, a retificação de declarações acessórias.
Não espere pelo fechamento do balanço anual para verificar a conformidade dos pagamentos. O próximo passo prático é solicitar ao seu contador um relatório de todas as guias pagas nos últimos seis meses, cruzando os valores com os comprovantes bancários e as declarações enviadas. Se houver divergências, inicie imediatamente o processo de compensação tributária para que o montante volte a compor o seu capital de giro.